Obowiązek informacyjny w związku z podjęciem kontaktu za pomocą poczty elektronicznej
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej „RODO”, informujemy:
1. Administratorem przetwarzanych danych osobowych jest Starostwo Powiatowe w Krakowie reprezentowane przez Starostę Krakowskiego, z siedzibą przy Al. Słowackiego 20, 30-037 Kraków, tel. 12-633-49-06, adres e-mail: zarzad@powiat.krakow.pl.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się za pośrednictwem adresu poczty e-mail iod@powiat.krakow.pl lub adresu korespondencyjnego: Inspektor ochrony danych, Starostwo Powiatowe w Krakowie, al. Słowackiego 20, 30-037 Kraków.
3. Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji oraz dane osobowe zawarte w treści korespondencji e-mai w celu:
- umożliwienia kontaktu e-mail z administratorem oraz podejmowania kontaktu z adresatami,
- dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami,
- udzielania informacji,
- ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w korespondencji e-mail w zależności od przedmiotu sprawy są przepisy RODO tj.
- w przypadku danych osobowych zwykłych art. 6 ust. 1 RODO,
- w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych art. 9 ust. 1 RODO.
4. Odbiorcami danych, czyli podmiotami którym dane osobowe będą ujawnione są wyłącznie podmioty, które uprawnione są do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Ponadto mogą być one ujawnione podmiotom, z którymi Starosta Krakowski zawarł umowę na świadczenie usług serwisowych dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy ich przetwarzaniu, a także podmiotom , które świadczą usługi prawne.
5. Korespondencja jest przechowywana przez okres niezbędny do należytego i rzetelnego wywiązywania się z realizacji celów, o których mowa w pkt 3, odpowiednio dla każdego celu z osobna, chyba, że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wiadomości będą przechowywane do 3 lat, czyli do terminu przedawnienia roszczeń, a w przypadku wszczęcia ewentualnego postępowania sądowego również po tym terminie.
6. W przypadkach określonych przepisami prawa, przysługują Pani/Panu niżej wymienione uprawnienia:
- żądania dostępu do swoich danych osobowych,
- żądania sprostowania swoich danych osobowych,
- żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania Pani/Pana danych,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w razie uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy prawa.
7. Podanie przez Panią/Pana danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić kontynuowanie korespondencji.
8. Przy przetwarzaniu danych osobowych Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji i profilowania.